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Réussir l’implantation d’une GMAO
Il est nécessaire :
·d’effectuer une analyse détaillée des besoins,
·de définir précisément les objectifs,
·de préparer soigneusement les futurs utilisateurs,
·d’obtenir l'adhésion de toutes les parties prenantes.
Cette démarche doit se faire sous l'impulsion de la Direction
Générale avec la participation du personnel de l'entreprise
Ces pré-requis permettent d'une part, d’améliorer la pertinence du choix parmi les
propositions du marché, et d'autre part, de réfléchir aux organisations les plus
efficaces.
Il est souvent nécessaire de prévoir plusieurs mois (au moins 6) de concertations
et de discussions, quelquefois difficiles, entre les différents services.
On constate le plus souvent que la difficulté n'est pas d’ordre technique mais plutôt
d’ordre social : réticence au changement.
Ce changement doit être validé par tous les services et responsables de
l'entreprise : achats, méthodes, exploitation, maintenance, travaux neufs,
comptabilité....
La difficulté n'est pas d’ordre technique mais plutôt d’ordre
social : réticence au changement
L’un des facteurs de succès d’un tel projet réside dans le choix du chef de projet. Il
doit connaître la maintenance, la gestion de projets informatiques, les processus
généraux de l’entreprise notamment les liens entre les processus propres à la
maintenance et les processus connexes en lien avec la comptabilité, le contrôle de
gestion, les ressources humaines…
Une équipe projet (temps plein pour la durée du projet) doit lui être dédiée. Cette
équipe doit idéalement comporter des personnes de différents horizons (les
fonctions magasin/gestionnaire de stock, contrôle de gestion/comptabilité, travaux
neufs et bien entendu maintenance doivent être représentées). La taille de l’équipe
est fonction de la taille de l’entreprise…
Le Cahier Des Charges (CDC) doit être précis et exhaustif. La GMAO est un
progiciel avec des cycles de vie : changement de statuts d’objets (comme l’OT).
Ceci implique une vision claire des processus organisationnels de l’entreprise. Le
CDC doit donc se baser sur les processus métiers cibles à mettre en œuvre.
Le cahier des charges doit donc se baser sur les processus
métiers cibles à mettre en œuvre
La décision d'investir dans un outil de GMAO est souvent associée à un projet
d’harmonisation des codes et des échanges interservices. Ceci provoque souvent
un changement profond des habitudes. Il convient donc de planifier et de préparer
ce changement.
De même, les outils technologiques actuellement disponibles (Pocket PC, PDA,
RFID,…) bousculent également les habitudes. Un projet de GMAO est souvent
l’occasion de mettre en place de nouveaux processus permettant d’obtenir une
maintenance plus mobile et de réduire les temps de déplacements (il n’est plus
nécessaire de revenir au bureau pour connaître la prochaine intervention). Ce type
de changement peut parfois nuire à l’esprit d’équipe (les équipes ne se voient plus)
et au bout du compte à la productivité (manque de communication,…). Il faut alors
inventer une nouvelle forme de cohésion d’équipe.
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